Akpet Akaryakıt Dağıtım A.Ş. Çalışan Aydınlatma Metni

1. Amaç
Akpet Akaryakıt Dağıtım Anonim Şirketi (“Akpet Akaryakıt” veya “Şirket”), çalışanlarının kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır. Şirketimiz çalışanı olmanız sebebiyle Şirketimize bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Şirketimizce haricen herhangi bir yoldan temin edilen kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla,

• Kişisel verilerinizi işbu Akpet Akaryakıt Dağıtım Anonim Şirketi Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Çalışan Aydınlatma Metni’nde (“Aydınlatma Metni”) belirtilen amaçlar çerçevesinde ve bu amaçlar ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
• Şirketimize bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
• Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVK Kanunu’nun öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan diğer işlemlere tabi tutulabileceğini bildiririz.

İşbu Aydınlatma Metni ile Akpet Akaryakıt tarafından yürütülen faaliyetlerin KVK Kanunu’nda yer alan ilkelerle uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.

2. Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü
Şirketimiz, kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde tarafınızdan ayrıca izin alınacaktır.

Şirketimiz tarafından toplanan ve kullanılan, çalışanlara ait kişisel veriler şunlardır:
 

Kişisel verileriniz, gerek iş akdinin kurulmasından önce gerekse iş akdinin kurulmasından sonra ve devamı boyunca Şirketimize ibraz etmiş olduğunuz ve üçüncü kişilerden elde edilen her türlü bilgi belge ve doküman, insan kaynakları uygulamaları üzerinden tarafınızca verilen bilgiler, Şirkete ait tüm lokasyonlarda tutulan kamera kayıtları ile Şirket tarafından kullanımınıza bırakılan her türlü sabit ve mobil telefon kayıtları, Şirket tarafından kullanımınıza sunulan araç, masaüstü bilgisayar, telefon, taşınabilir bilgisayar gibi tüm araçlar üzerindeki dosya ve kayıtlarınız aracılığı ile toplanmaktadır.

3. Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz, KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve Şirketimiz tarafından aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenebilir.

Kişisel Verileriniz, İş Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, Petrol Piyasası Kanunu, Petrol Piyasasında Ulusal Marker Uygulamasına İlişkin Yönetmelik, Kişisel Koruyucu Donanım Yönetmeliği, Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Ücretli Yıllık İzin Yönetmeliği, Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği, Ticaret Sicili Yönetmeliği, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, yasal yükümlülüklerin ve iş sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.

İş Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, Petrol Piyasası Kanunu, Petrol Piyasasında Ulusal Marker Uygulamasına İlişkin Yönetmelik, Kişisel Koruyucu Donanım Yönetmeliği, Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Ücretli Yıllık İzin Yönetmeliği, Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği, Ticaret Sicili Yönetmeliği, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla;

• Ulusal marker sürecinde yetkili çalışana vekâlet verilmesi,
• Ulusal Marker sürecinde yetkili çalışan bildiriminin yapılması,
• Sahada çalışacak çalışanın mesleki yeterlilik evraklarının toplanması,
• Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’na (“EPDK”) ayrılık bildirimi yapılması,
• Teslim edilen kişisel koruyucu donanımların kayıt altına alınması,
• Asgari geçim indirimine ilişkin aile durumu bildirimi yapılması,
• İşe giriş ve işten çıkış bildiriminin yapılması,
• İşe girişte gerekli evrakların toplanması,
• Çalışan özlük bilgilerine ilişkin anket formlarının tutulması,
• E-reçete oluşturulması,
• Eğitime katılan çalışanların kayıt altına alınması,
• Bireysel emeklilik başvurusunun yapılması,
• Çalışan bordro verilerinin uygulamaya kaydedilmesi,
• Tazminat süreçlerinin yürütülmesi,
• Tazminat sürecinde yan haklara ilişkin tutarların kayıt altına alınması,
• Ücret kesintilerinin yapılması,
• Bordro tahakkuk verilerinin muhasebe müdürüne iletilmesi,
• Bordro bilgilerinin çalışana iletilmesi,
• İzin taleplerinin oluşturulması,
• Prim hesaplamalarının yapılması,
• Yabancı çalışanlara ait giderlerin ücrete yansıtılması,
• Masrafların kayıt altına alınması,
• Sabotajlara karşı korunma planının Emniyet Müdürlüğü'ne iletilmesi,
• Yıllık izin haklarının raporlaması ve takibinin yapılması,
• Acil durumda görevli çalışan ile iletişime geçilmesi,
• KVK Kanunu kapsamında bilgilendirme yapılması ve beyan alınması,
• Kararların tescil edilmesi

İş sözleşmesinin kurulması ve ifası amacıyla;

• Bölge çalışanlarıyla gerekli durumlarda irtibat sağlanması,
• Genel Müdürlük çalışanlarıyla gerekli durumlarda irtibat sağlanması,
• İş seyahati kapsamında vize başvurusu yapılması,
• İş seyahati kapsamında bilet rezervasyonu yapılması,
• Haftalık seyahat planı takibinin yapılması,
• İhaleyi kazanan firmaya banka teminatı için bildirim yapılması,
• Performans değerlendirmelerinin yapılması ve kayıt altına alınması,
• Hafta sonu şirkete gelen çalışan giriş çıkış verilerinin raporlaması,
• Arıza ve servis süreçleri takibinin yapılması,
• Saha keşfi sonucunda kroki planının oluşturulup değerlendirilmesi,
• Sahada çalışacak çalışan eğitimlerinin takip edilmesi,
• İstasyonlara temin edilen ürünlerin ve istasyon servis hizmeti süreçlerinin kayıt altına alınması,
• Bayiye teslim edilen ekipmanların kayıt altına alınması,
• Fatura girişlerinin yapılması,
• Saha çalışanına kıyafet siparişi verilmesi,
• Geliştirme ve teknik operasyonlar departmanı haftalık toplantılarının kayıt altına alınması,
• Kontrollü geçiş noktalarındaki giriş-çıkış bilgilerinin takip edilmesi,
• Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Eğitim ve kariyer gelişimlerine ilişkin süreçlerin planlanması ve destek verilmesi,
• İş sözleşmesinin yapılması,
• Saha ziyaretine katılan çalışan listesinin oluşturulması ve takibinin yapılması,
• Saha ziyareti kapsamında bot temin edilmesi,
• Oryantasyona katılan çalışanların kayıt altına alınması ve ilgili birimlere bildirilmesi,
• İşten çıkış mülakatlarının kayıt altına alınması,
• İbraname beyanının kayıt altına alınması,
• Maaş ödemelerinin gerçekleştirilmesi,
• Çalışan verilerinin kayıt altına alınması ve bilgilerinin raporlanması,
• Kartvizit siparişi verilmesi,
• Ücret bazlı kadro planı verilerinin ilgili direktöre raporlanması,
• Aktüeryal değerleme raporlaması yapılması,
• Tatillerde çalışacak nöbetçi çalışan listesinin oluşturulması,
• Uluslararası staj programına katılan çalışanın Moskova'daki Genel Merkez'e bildirilmesi,
• Puantaj raporlaması yapılması,
• İşe başlayan çalışana malzeme temin edilmesi,
• Görev tanımlarının oluşturulması,
• Çalışan taleplerinin görüntülenmesi,
• Çalışan giriş çıkış verilerinin takip edilmesi ve raporlanması,
• İzinlerin kayıt altına alınması ve takibinin sağlanması,
• Doğrudan borçlandırma sistemi kapsamında ilgili bankaya bayi bildirimi yapılması,
• Raporlama işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Çek taşıma sürecinde nakil formu oluşturulması,
• Akaryakıt taşımasında gerekli evrakların toplanması ve iletilmesi,
• Erişim yetkisi taleplerinin ve kullanıcı denetim izinlerinin kayıt altına alınması,
• Azilname ve vekâletname talep süreçlerinin yürütülmesi,
• İş listelerinin oluşturulması,
• Genel Müdüre hukuki verilerin aylık raporlanması,
• Dosya kullanıcı hareketlerinin kayıt altına alınması,
• Kiralık araç kullanan çalışan takibinin yapılması,
• Müşteri verilerinin kayıt altına alınması,
• Bayi limitinin arttırılması ve bayi verileri takibinin yapılması,
• Sosyal Medya Platformu’nda yapılan etkinlik, oryantasyon ve eğitim haberlerinde kullanılması,

Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesi ve Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla;

• Ücret ve yan haklar verilerinin kaydedilmesi,
• Çalışan zimmetlerinin kayıt altına alınması,
• Servis kullanacak çalışan listesi oluşturulması,
• Performans değerlendirmesi ve takibinin yapılması,
• Şirket kredi kartı başvurusunda bulunulması,
• Özel sağlık sigortası yapılması,
• Ferdi kaza sigortası yapılması

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

4. Çalışan Kişisel Verilerinin 3. Kişilere Aktarılması
Kişisel Verileriniz, Pasaport Kanununun Uygulanmasına Dair Yönetmelik, Petrol Piyasası Kanunu, Petrol Piyasasında Ulusal Marker Uygulamasına İlişkin Yönetmelik, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İş Kanunu, Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, Sosyal Güvenlik Kurumu Kapsamındaki Kişilerin Türk Eczacıları Birliği Üyesi Eczanelerden İlaç Teminine İlişkin Protokol, Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği, Tehlikeli Maddelerin Karayoluyla Taşınması Hakkında Yönetmelik, Noterlik Kanunu Yönetmeliği uyarınca, yasal yükümlülüklerin ve iş sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla; Şirketimizin ilgili tedarikçilerine ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir.

a. Kişisel Verilerinizin Yurt İçindeki Üçüncü Kişilere Aktarılması;
Pasaport Kanununun Uygulanmasına Dair Yönetmelik, Petrol Piyasası Kanunu, Petrol Piyasasında Ulusal Marker Uygulamasına İlişkin Yönetmelik, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İş Kanunu, Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, Sosyal Güvenlik Kurumu Kapsamındaki Kişilerin Türk Eczacıları Birliği Üyesi Eczanelerden İlaç Teminine İlişkin Protokol, Sabotajlara Karşı Koruma Yönetmeliği, Tehlikeli Maddelerin Karayoluyla Taşınması Hakkında Yönetmelik, Noterlik Kanunu Yönetmeliği uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla;

• İş seyahati kapsamında vize başvurusu yapılması,
• Ulusal Marker sürecinde yetkili çalışan bildiriminin yapılması,
• EPDK’ya ayrılık bildiriminin yapılması,
• İşe giriş ve işten ayrılma bildirimlerinin yapılması,
• Maaş ödemelerinin yapılması,
• Bireysel emeklilik süreçlerinin yürütülmesi,
• İşe girişte sağlık verilerinin toplanması,
• Kararların tescil edilmesi,
• Reçete oluşturulması ve ilaç temin edilmesi,
• Sabotajlara karşı korunma planı bildiriminin yapılması,
• Acil durumda görevli çalışan ile iletişime geçilmesi,
• Noter onaylı onama şeklinde vekâletname, noter onaylı azilname çıkarılması amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlara ve ilgili tedarikçilere aktarılmaktadır.

İş sözleşmesinin kurulması ve ifası amacıyla;

• İş seyahatine çıkacak olan çalışana bilet rezervasyonu yapılması,
• Banka teminatı bildiriminin yapılması,
• Kişilere özel olarak kıyafetlerin üretilmesi ve paketlenerek iletilmesi,
• Uygulamadaki teknik problemlerin giderilmesi,
• Eğitim katılımlarının eğitimci firmaya bildirilmesi,
• Ziyaret kapsamındaki kişi sayısının bildirimi,
• Ziyaret kapsamında uygun botların hazırlanması,
• Kartvizit basılması,
• Doğrudan borçlandırma sistemi kapsamında bayi bildirimi yapılması,
• Çeklerin Takasbank'a iletilmesi amacıyla ilgili üçüncü kişilere aktarılmaktadır.

Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesi ve Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla;

• Fiziksel dokümanların arşivlenmesi,
• Özel sağlık sigortası yapılması,
• Görev tanımlarının oluşturulması,
• Kredi kartı başvuru işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• İlgili servisi kullanacak çalışanların bildirilmesi,
• Ferdi kaza sigortası yapılması amacıyla ilgili üçüncü kişilere aktarılmaktadır.

b. Kişisel Verilerinizin Yurt Dışındaki Üçüncü Kişilere Aktarılması;
Kişisel Verileriniz;

• Aktüeryal değerleme raporlamasının yapılması,
• Uluslararası staj programına katılan çalışan bildiriminin yapılması amacıyla Moskova'daki Genel Merkez'e aktarılmaktadır.

5. Çalışanın Sahip Olduğu Haklar
KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:

• a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• c. Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• d. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• e. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• f. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• g. İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• h. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Şirketimiz, KVK Kanunu’ndan doğan taleplerinizi “Çalışan Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.

İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Şirketimiz tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır. Aydınlatma Metni’nin en güncel haline internetten, https://www.lukoil.com.tr/1038/sayfalar/akpet-akaryakit-dagitim-as-calisan-aydinlatma-metni linkinden, ulaşabilirsiniz.

Çalışan’ın Adı Soyadı:
Tarih:
İmzası: